Toch gelukt; Project-evaluatie VU-tram

'Toch gelukt', projectevaluatie VU-tram (2003). Een verhalende evaluatie van een infrastructureel proces: het doortrekken van de VU-tram. Natuurlijk kun je van je fouten leren. Maar je kunt ook veel leren van projecten die in alle opzichten goed zijn verlopen, terwijl de omstandigheden dat eigelijk onmogelijk maakten. Zo was het precies bij de VU-tram. En waarom is dat dan toch gelukt? Dat is een relevante vraag voor een projectorganisatie als de dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer (DIVV).

In de wenstracé procedure had het stadsdeel al kunnen zien dat we het stuk weg zouden moeten openbreken. We zitten jaren met elkaar om tafel en dan krijg je opeens met zoiets te maken. Dat is toch op zijn minst merkwaardig. Als ze toen hadden gemeld dat het wegdeel buiten het projectgebied viel, dan hadden wij de projectgrens zonodig met één pennenstreek kunnen verleggen. Maar ik heb het idee dat ze er zelf veel te laat achterkwamen.'

Projectleider Ingenieursbureau Amsterdam  

Het verhaal werd opgezet aan de hand van gestructureerde diepte interviews met alle betrokken partijen (DIVV, GVB, DRO, DWR, KLB's, stadsregisseur) op een aantal uitgelichte thema's: risicobeheersing m.b.t. tijd, geld en kwaliteit en een focus op de samenwerking. Nadat iedereen 'in het verhaal' is geschreven, komen de succesfactoren automatisch aan het licht. Die zijn verder uitgediept in een workshop. 

Bij onze projectverhalen/evaluaties gaat het altijd om toekomstgerichte leerverhalen. De evaluatiedoelen worden van tevoren vastgesteld, maar spitsen zich meestal toe op het verbeteren van de samenwerking tussen partijen, het verbeteren van de rolinvulling door professionals en het verhogen van het risicobewustzijn bij de aanleg of bouw van ruimtelijke projecten m.b.t. tijd, kwaliteit en geld.

Wij hebben hiervoor een verhalende methodiek ontwikkeld, waarbij we op zoek gaan naar de oorzak-gevolg verbanden. Het is steeds wonderlijk om te zien - ook voor betrokkenen zelf - hoe processen zich precies hebben afgespeeld en wat daarvan de gevolgen waren voor kwaliteit, tijd en budget. Eerst worden de individuele verhalen van opdrachtgever, projectmanager, directievoerder, toezichthouder, aannemer, onderaannemer, kabelbedrijven in het projectverhaal geschreven. Dan komen de sleutelmomenten vanzelf aan de orde.

Vervolgens worden in een workshop alle dilemma's en verbeterpunten besproken. Deze verhalende evaluaties zijn een instrument voor kennisdeling omdat anderen (junior projectleiders) een project van binnenuit kunnen volgen. Het is een instrument voor professionele groei, omdat de betrokken professionals tot blijvende inzichten komen. En het is een instrument voor het kwaliteitsmanagement van projectorganisaties. Tien van zulke evaluaties en je hebt de agenda voor de professionele ontwikkeling van je mensen heel scherp voor ogen.