Wil je meedingen naar de prijs voor het beste jaarverslag? En ook nog eens zonder die jaarlijkse stress? Denk dan eens aan de aanpak van continuous reporting in een online omgeving: één stek voor alle strategische informatie.
Het jaarverslag is vaak een race tegen de klok om alle informatie op tijd bij elkaar te krijgen. Inderdaad, een jaarverslag moet inzichtelijk zijn, hoog informatief, feitelijk juist en volledig. Dat is de ondergrens. Analisten, aandeelhouders, investeerders, journalisten, donateurs en andere stakeholders moeten staat kunnen maken op de balans en winstverwachting, op de koers en op de voornemens. Dat is de ondergrens.
HENRI SIJTHOFF PRIJS VOOR BESTE JAARVERSLAG
En daar kun je meer van maken. Dat vindt de jury van de Sijthoff-prijs ook. Deze prijs wordt sinds 1954 uitgereikt voor het beste jaarverslag. De jury merkt al decennialang op dat met name beursgenoteerde ondernemingen onvoldoende inzicht bieden. Dan doelt de jury op de strategie. De jury pleit ervoor dat bedrijven meer behandelen dan de balans en de resultatenrekening alleen. Voor analisten en investeerders (groot-aandeelhouders) is alle relevante informatie uit het jaarverslag eigenlijk al bekend bij verschijning van het jaarverslag. Beleggers, analisten, toeleveranciers, werknemers, journalisten, kredietverschaffers en andere belanghebbenden willen inzicht krijgen in zaken als strategie, risico's en dilemma's. En in dat opzicht schiet de jaarverslaglegging volgens de jury vaak tekort. Dat geldt ook voor thema's als duurzaamheid, klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid. Net als een rapportage over de kansen en bedreigingen van innovatie. Op al die punten zijn veel ondernemingen volgens de jury te terughoudend.
JAARVERSLAG EN INFORMATIE-CHECK
Minder terughoudend c.q. meer informatie betekent niet dat je met een extra bedrijfsjournalist wél in aanmerking komt voor de Sijthoff-prijs. Niemand zit te wachten op vrijblijvende beschouwingen in het jaarverslag. Iedere kwalificatie, elke normatieve uitspraak over duurzaamheid, innovatie, winstprognose of het sociale klimaat in de organisatie moet met cijfers onderbouwd zijn c.q. met cijfers onderbouwd kunnen worden. Dat heet 'assurance'. Grote bedrijven en organisaties laten een externe verificatie uitvoeren op hun concept-jaarverslag. Meestal door een externe accountant of jurist. Maar ook zonder zo'n externe toets ben je verplicht om met een kritische blik naar de informatie in het jaarverslag te kijken. Alleen... met zo'n kritische blik haal je wel alle lucht uit de taart. Want waarom zou je in je jaarverslag geen ruimte bieden aan verdieping, reflectie of bezinning op de ontwikkeling van je organisatie? Waarom zou je je strategie en beleid verstoppen achter een balans? De vraag is dan wel: hoe kom je aan die reflectie en verdieping?
JAARVERSLAG EN ONLINE OMGEVING
En nu komt het punt waar het om gaat als je stress wilt besparen. Begin met het inrichten van een interne online omgeving waar alle content voor het jaarverslag het hele jaar door wordt verzameld en bijgehouden. Dat is niet alleen handig als basis voor het jaarverslag, maar voor alle (strategische) publicaties over je bedrijf of organisatie. Op die manier ben je het hele jaar door bezig met het verzamelen en verrijken van strategische informatie in plaats van alleen op het allerlaatste moment. Denk bij het verzamelen ook aan infographics, filmpjes, video's, animaties, aan presentaties en speeches en aan externe publiciteit in de vorm van feedback uit de media. Bespreek de opgeslagen informatie een aantal keren gedurende het jaar in een redactie. Van daaruit kan in een later stadium de verzamelde, bewerkte en verrijkte content op de website worden gepubliceerd voor aandeelhouders, sollicitanten, zakenpartners, analisten en journalisten. Denk aan de kwartaalcijfers en halfjaarcijfers. Maar op deze manier kan ook continu worden gewerkt aan de thema's over duurzaamheid, innovatie, strategie, winstprognose en het sociale klimaat.Â
CONTINUOUS REPORTING
Waarom zou je eens per jaar een meetmoment delen met je stakeholders? Dat is niet meer van deze online tijd. Eigenlijk geef je via zo'n online omgeving continu actuele informatie over het reilen en zeilen van je organisatie. Zie de parallel met de online krant: de deadline verdwijnt. Je bent voortdurend bezig met het verzamelen, verversen en verrijken van de informatie. Dat genereert ook veel meer traffic naar je website. Doe je dat per kwartaal? Maandelijks? Wekelijks? Dagelijks? In dat laatste geval spreek je van 'continuous reporting'. Dan kun je de omgeving ook bijna gaan zien als een dashboard vol parameters met dagkoersen die voortdurend veranderen. Dat laatste is allicht wat hoog gegrepen, maar het gaat om het idee. Â
MAAK DUIDELIJKE BRIEFINGS VOOR DE INFORMATIE
Dat is een opgave die je niet bij de afdeling communicatie neer kunt leggen, maar waarvoor je een team zult moeten samenstellen onder leiding van de CIO met minstens iemand van financiën, een jurist en iemand van communicatie in het team. Door informatie gedurende het hele jaar te verzamelen, vermijd je het risico op stress voor de ultieme deadline. Aan de andere kant blijf je ook in een systeem van continuous reporting van andere personen en afdelingen afhankelijk voor het aanleveren van informatie. Maak het zo makkelijk mogelijk. Geef een duidelijke briefing. Niet per email, maar face-to-face. Leg uit wat de bedoeling is, wat je van de ander verwacht, wanneer en in welke vorm en wie je contactpersoon is. Vergeet niet om het team in de organisatie te positioneren. Â
GA OP SAFARI IN JE EIGEN ORGANISATIE
Geef mensen of afdelingen zelf toegang tot de online omgeving. Voor de financiële paragraaf spreekt dat voor zich, want daar is de financiële afdeling ook verantwoordelijk voor. En die informatie gaat ook pas naar buiten na expliciete toestemming van de CFO. Maar omdat het bij alle onderdelen van het jaarverslag om feitelijke informatie gaat, is het handiger en beter om alle informatie door de bronnen zelf in de omgeving te laten plaatsen. Wat is dan daarbinnen de toegevoegde waarde van de afdeling communicatie? Die zit 'm in de duiding en/of verdieping van de aangeleverde informatie: wat zeggen de cijfers? Welke trend ziet de CFO? Hoe verklaart hij/zij dat? Wat betekent dat voor de strategie? Welke trend ziet de afdeling marketing? Hoe verklaren ze dat? Wat betekent dat voor het verdienmodel? Welke trend ziet het hoofd HR? Wat betekent dat voor de arbeidsmarktbenadering? Deze informatie haal je op via interviews. Daarmee breng je de informatie per thema tot leven.Â
VOORDELEN VOOR HET JAARVERSLAG
Zo haal je veel meer uit de verplichte communicatiemomenten. Communicatie wordt dan ook automatisch minder een momentopname als een 'foto' en laat meer de ontwikkeling zien als een 'film'. Je hoeft niet meer op het laatste moment achter informatie aan te jagen. Afdelingen worden ook minder overvallen door deze opzet, maar kunnen in hun eigen tempo aan hun 'hoofdstuk' werken en daar op voortbouwen. Het wordt hierdoor ook makkelijker om een koppeling te maken tussen de strategie, governance en de financiële prestaties van een onderneming enerzijds en de sociale, duurzame en economische context waarin de onderneming opereert anderzijds.
PS
Sinds 2021 bepaalt de Europese Commissie hoe banken, verzekeraars en beursgenoteerde bedrijven moeten rapporteren over de milieu- en sociale impact van bedrijfsactiviteiten en verplicht hen om deze informatie te laten toetsen door een accountant. Die rapportage-eisen staan in de ‘Corporate Sustainability Reporting Directive’ (CSRD) en gelden vanaf 2023 voor alle beursgenoteerde bedrijven en daarnaast voor bedrijven die aan twee van de volgende drie criteria voldoen: meer dan 250 medewerkers, meer dan 40 miljoen omzet, meer dan 20 miljoen op de balans. Daarmee vallen meer dan 50.000 bedrijven uit de EU binnen de reikwijdte van de CSRD.Â
Comments