Een brainstorm is een creatief proces met ruimte voor spontaniteit. En precies dáárom moet een brainstorm goed worden voorbereid, gestructureerd verlopen en opbrengst-gericht zijn ingestoken. Belangrijkste tip: wat is het doel? Inventariseren, concluderen, brain-dump of ideeën genereren? Hoe faciliteer je een brainstorm.
De thematiek heeft altijd met strategie te maken, met verandering, met positionering, issue-management, cultuur of met communicatie. Eigenlijk is er geen onderwerp waar je geen brainstorm over kunt organiseren. Het onderwerp kan variëren van abstract-strategisch tot concreet-praktisch Maar áls je er een organiseert, bedenk dan dat brainstorms geen potjes vrijdenken of ver plassen zijn. Daar ligt ook een taak weggelegd voor de facilitator: die moet het gesprek structureren en deelnemers stimuleren, moet op momenten op een aanmoedigende manier doorvragen en de inbreng en de opbrengst per fase steeds samenvatten en toetsen.
spelregels van de brainstorm
Er zijn een paar spelregels. De belangrijkste is dat de uitkomst van een brainstorm het product is van een gezamenlijke inspanning. Deelnemers creëren samen een sfeer waarin ze elkaar uitdagen, prikkelen en ideeën en associaties dumpen. Een brainstorm is een brain-dump inderdaad. Kritisch reflecteren heeft niet zoveel zin. Cynisme kan dodelijk zijn. Probeer elkaar op een positieve manier te stimuleren. Aan de andere kant heeft een brainstorm-groep wel de verplichting om ook te kijken naar de haalbaarheid en de communicatiewaarde van ideeën. Naar die punten mag uiteraard wel kritisch gekeken worden.
uit de comfortzone
Vrij denken is niet hetzelfde als vrijblijvend denken. De brainstorm is een creatief proces en de opbrengst van dat creatieve proces zijn ideeën, richtingen, concepten en blauwdrukken. Daarvoor probeer je deelnemers op een ongedwongen manier te ontregelen. De facilitator moet proberen om vaste denkpatronen te doorbreken en deelnemers out-of-the-box te laten denken. Hij of zij probeert deelnemers als het ware uit de routine te ontvoeren. Op die manier krijgen deelnemers toegang tot andere gebieden in hun hoofd. Humor, onverwachte invalshoeken en ruimte voor spontaniteit zijn belangrijk, evenals het energieniveau in de groep. Hou rekening met grage sprekers en verlegen sprekers. Wees alert op deelnemers die graag naar zichzelf luisteren en probeer stille willies actief bij het proces te betrekken. Let op de groepsdynamiek.
voorbereiding van de brainstorm
Het begint allemaal met een heldere briefing vóóraf met een definitie van het gespreksonderwerp, een korte toelichting daarop en de bepaling van het doel. Aan de brainstorm gaat dus altijd een korte analyse c.q. probleemverkenning vooraf, waarbij ook contextuele factoren in beeld kunnen komen. Het onderwerp voor de brainstorm moet operationeel gemaakt worden, dat wil zeggen dat je in 1 A4 het onderwerp en de kaders van de brainstorm op papier hebt staan. Daar kunnen eventueel ook verwijzingen naar artikelen, blogs, TED-talks, video's of ander materiaal dat relevant is, onderdeel van uitmaken. Uiteraard zit daar wel een risico aan, namelijk dat deelnemers hun inbreng erdoor gaan laten beïnvloeden. Hou die informatie dan ook vooral in de sfeer van neutrale, informatieve en zakelijke achtergrond, zoals in whitepapers. Belangrijkste tip: bepaald het doel. Is dat inventariseren, concluderen, ideeën ophalen of een brain-dump? Het antwoord op die vraag hangt ook van de achtergrond van de deelnemers af.
randvoorwaarden van de brainstorm
Maak een schema voor de brainstorm: wat is de volgorde van gespreksonderwerpen? Hang daar een globaal tijdschema aan. Denk ook eens na over een andere ruimte dan een vergaderruimte op kantoor. Maak bijvoorbeeld gezamenlijk een wandeling voorafgaand aan de brainstorm, waarbij je al een opdracht geeft die twee-aan-twee te bespreken. Dan heb je meteen een aftrap op de brainstorm. Wissel het gesprek tijdens de brainstorm zelf ook af tussen plenaire bespreking en groteren of kleinere groepssessies en individuele opdrachten.
In 'Brainstormende haaien' gaat het om focus bij de kernboodschap van je communicatie.
fases in de brainstorm
Het proces van een brainstorm ziet er, ongeacht het doel, schematisch vrij simpel uit: na een korte, gerichte briefing vooraf, ga je na een eerste inventarisatie aan de hand van creatieve opdrachten met elkaar zoveel mogelijk ideeën genereren of een richting ontwikkelen. Dat doen we afwisselend individueel, in groepjes en plenair. De een is beter op het doordenken van eigen ideeën/richtingen, de ander op het doordenken op ideeën/richtingen van anderen. Niks is te gek en alles mag. Dat noemen wij de divergentie-fase, een soort delta. Vervolgens ga je het net aan ideeën ophalen. Dat noemen wij de convergentie-fase, een omgekeerde delta. Dat is een plenair proces. Vervolgens komt er een reality-check waarin je in groepjes de meest veelbelovende ideeën of richtingen toetst op hun waarde en haalbaarheid. Plenaire presentatie met slotdiscussie sluit de brainstorm af. Dat ziet er schematisch dan als volgt uit:
1. Vooraf
- Vraagarticulatie c.q. probleemverkenning
- Heldere briefing voor deelnemers met duidelijk doel
2. Brainstorm
- Divergentiefase; uitwaaieren (groepjes)
- Convergentiefase; trechteren (plenair)
- Reality check (groepjes)
- Conclusie (plenair)
3. Achteraf
- Evaluatie
- Follow-up
investering
De kosten voor een brainstorm zijn afhankelijk van het onderwerp. Een brainstorm voor een slogan voor een project of product is minder intensief dan een brainstorm voor een motto voor een veranderingsproces of het narratief voor een position paper. Voorbereidingstijd is een factor. Het aantal deelnemers is dat ook. Net als de tijdsduur voor een brainstorm, de locatie en de aankleding.
wat levert onze brainstorm op?
Behalve focus, bruikbare ideeën, inzichten en richtingen levert onze brainstorm ook commitment, ownership, afstemming, overeenstemming, definiëring en formulering van de kernboodschap of het narratief op, in welke vorm en voor welk doel dan ook. Uiteraard wordt de brainstorm volledig op maat voorbereid en uitgevoerd.
Bob Duynstee is een ervaren en vooral creatieve communicatieadviseur met ruime ervaring als workshop-leider en brainstorm-facilitator.
Reactie schrijven