Had dit ook anders gekund?

Opdrachtgever

Voluntary Service Organisation (VSO)

Vraag aan ons

'Kunnen jullie een strategieproces dat van de rails is gelopen evalueren en wel op zo’n manier dat iedereen weer vóóruit kan kijken?'

Nadat bij Voluntary Service Organisation (VSO) een proces om tot een nieuwe strategie te komen van de rail was gelopen, was iedereen het erover eens dat er zaken uitgesproken moesten worden. Niet dat de uitkomst van het proces nu zo beroerd was, maar de manier waarop had tot grote frustratie geleid.

Werkwijze

Om te beginnen hebben we een procesaanpak en randvoorwaarden voorgesteld waar alle partijen zich in konden vinden. Vervolgens hebben we alle betrokkenen de ruimte gegeven om hun verhaal te doen: wat is er volgens jou nou eigenlijk gebeurd? Waar is het misgelopen? Hoe heeft dat zo kunnen gebeuren? Wat had er moeten gebeuren? En hoe nu verder?

Daar hebben we ook de twee externe consultants van twee verschillende bureaus bij betrokken. Zij hadden delen van het proces begeleid, zonder de eindstreep te halen. Zij zeiden zich door de hele gang van zaken in hun reputatie beschadigd te voelen.

Reconstructie

Op basis van deze eerste inventarisatie hebben we het procesverloop gereconstrueerd en konden we ons concentreren op de sleutelmomenten. Daar zijn we in verdiepende interviews met sleutelspelers dieper op ingegaan, inclusief ieders rolinvulling.

Workshop

Op die sleutelmomenten en de context werd door deelnemers in een workshop gereflecteerd. Daar hadden we duidelijke spelregels voor afgesproken. Partijen konden over en weer de pijnpunten benoemen en toelichten en hun overwegingen destijds en achteraf delen. Uiteindelijk ging het om een toekomstgerichte evaluatie: hoe zou dit proces een volgende keer wel moeten lopen?

Resultaat

De conclusie was dat het proces bepaald niet de schoonheidsprijs verdiende. Deelnemers konden precies benoemen waar en waarom de trein van de rails was gelopen. Ze hadden ook een scherp beeld bij het antwoord op de vraag hoe dat een volgende keer beter kan. De kou was daarmee uit de lucht en de organisatie kon weer vóóruit kijken.