Jubileumboek maken (2); schrijven

Behalve een concept is ook een plan van aanpak voor een jubileumboek of gelegenheidsboek handig. Op die manier neem je elkaar mee in the making-off, ook wat betreft de planning en de begroting. In het plan van aanpak staan de randvoorwaarden: programma van eisen van de opdrachtgever, omvang, globale opzet, doel, doelgroepen, organisatie, tone of voice, verhouding tekst/beeld, planning, fasering en budget. Zo'n plan van aanpak kun je heel rigide zien, maar ook meer als een leidraad in de geest waarvan het uitvoeringsteam werkt. Zeker met een wat langere doorlooptijd kom je onderweg nog zoveel moois tegen, dat het soms averechts werkt als je aan de voorkant alles dichtgetimmerd hebt. Laat dus ruimte open om te ademen. 

Zelfs bij een 10-jarig jubileum kun je tegen verhalen aanlopen die je misschien niet automatisch in een jubileumboek zou willen terugzien. Bedenk wel dat niemand geraakt wordt door een ronkend PR-verhaal. De beste verhalen zijn verhalen waarvan een organisatie iets geleerd heeft. Bij dat ontwikkelingsproces kunnen ook faalverhalen een plaats krijgen. Een succesverhaal is immers een faalverhaal met een goede afloop. Daarnaast kunnen ook persoonlijke en politieke zaken tijdens het schrijfproces aan de orde komen. Ook daar kun je afspraken over maken. Dilemma's zijn boeiender en vertellen meer dan ééndimensionale verhalen waarin geen dialoog te bekennen is. Uiteindelijk is het laatste woord aan de opdrachtgever; die bepaalt wat er wel en niet geboekstaafd wordt. Daar kunnen hele boeiende discussies aan vooraf gaan. Voer die met kracht van argumenten en liever niet vanuit een machtspositie en blijf niet teleurgesteld hangen als een opdrachtgever je advies uiteindelijk niet overneemt. Een jubileumboek blijft nu eenmaal een boek in opdracht.

Bij een jubileumboek of gelegenheidsuitgave gaat het om opdrachten met een langere doorlooptijd. Niet elke willekeurige professionele tekstschrijver is dat gewend. Bij grote schrijfprojecten maakt ook de auteur een specifiek projectplan, zodat ook dit proces te volgen is. Dat is essentieel omdat je bij een jubileumboek met een harde deadline te maken hebt. En de vormgeving kan pas beginnen als een redactioneel deel definitief klaar is. Daar zit soms ook nog een vertaalslag tussen, zoals bij het boek over het Vredespaleis en het boek voor de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de UvA. Dus er zit altijd iets volgtijdelijks in de productie van een jubileumboek. Dat betekent echter niet dat je met het vormgevingsproces pas zou moeten beginnen als de schrijver de laatste punt gezet heeft. Aan de andere kant werken wij met een systeem dat we ook bij jaarverslaglegging toepassen en waarbij teksten en cijfers tot in een heel laat stadium aangeleverd kunnen worden, terwijl de vormgeving door kan werken. Dat is vaak een uitkomst als auteurs nog aan hun definitieve versie willen of moeten doorwerken.  

Schrijven is een eenzaam proces. Daar zit een enorm risico aan. Bijsturen is op een bepaald moment niet meer mogelijk. Stel daarom een redactiecommissie samen, een begeleidingscommissie of een meelees-groep. Hou hoe dan ook voeling met de schrijver(s) en stuur op tijd bij als dat nodig is. Tussentijds overleg is voor zowel de schrijver(s) als voor de redactiecommissie prettig. Dat verbetert enorm het resultaat.  

Bij jubileumboeken voor instituties als het Vredespaleis en de Faculteit Economie en Bedrijfskunde (in uitvoering) is het altijd nodig om archieven te raadplegen. Archiefonderzoek is een vak apart. Wij werken met (gepromoveerde) historici die snel hun weg weten te vinden, ook als het archief niet up to date is. Zo hebben we het archief van het Vredespaleis zelfs in belangrijke mate kunnen reorganiseren zodat het weer goed toegankelijk werd voor anderen. Door ontwikkelingslijnen uit het verleden door te trekken naar het heden en naar de toekomst, maak je een jubileumboek relevant voor de huidige organisatie. Niet alleen als corporate memory, maar ook als inspiratie voor de toekomst. Dat hebben we bij het Vredespaleis gedaan aan de hand van een essay waarvoor vijftig direct betrokkenen zijn geïnterviewd en voor de Stichting advisering bestuursrechtspraak (STAB) door een hoofdstuk over de toekomst van de organisatie te maken in het licht van de nieuwe Omgevingswet. Op die manier knoop je archiefonderzoek aan het heden en trek je de lijn naar de toekomst door. 

Voor een jubileumboek kun je op verschillende manieren interviewen en met interviews omgaan. Dat hangt helemaal van de bedoeling en van het concept af. In het jubileumboek 100-jaar Vredespaleis werden interviews gebruikt voor een essay op een aantal relevante ontwikkelingen in het internationale recht. Voor het jubileumboek Krassen op de eeuwigheid hebben we interviews integraal gebruikt als persoonlijke herinneringen en inkleuringen van een bewogen episode uit de stedelijke ontwikkeling van Amsterdam. Het boek laat de achterkant van de grote raadsbesluiten zien in de ruimtelijke sector van de jaren negentig. In het jubileumboek Lijntekeningen over de aanleg van de IJ-tram, laten de interviews heel pregnant de achterkant zien van de officiële projectdocumentatie. Dat maakt het spannend en heel invoelbaar voor een groter publiek. En ... zo'n verhaal leest als een trein. 

 Bob Duynstee is een ervaren schrijver, communicatieadviseur en producten/uitgever van jubileumboeken.