Position paper maken (3); position paper schrijven

Een strikt formele position paper voor een goed-geïnformeerd publiek -investeerders, besluitvormers of beleidsambtenaren- laat minder tot geen ruimte voor verbeelding en verbinding vergeleken met een een position paper voor een breder publiek. Toch één kanttekening: steek je een position paper té wetenschappelijk, té ambtelijk of té juridisch in, hou er dan rekening mee dat je daarmee ook een dergelijke houding bij de lezer oproept. Bovendien loop je het risico dat de position paper al gauw wordt ervaren als een serie op zichzelf staande dienstmededelingen. De oplossing is dan om één of twee etages hoger in de boom te klimmen en ruimte te maken voor verbeelding in de vorm van een metafoor, voorbeelden, case studies of citaten. 

Juridische kennis komt van pas. Niet alleen omdat het bij een position paper vaak gaat om voorgenomen beleid, wet- of regelgeving gaat of omdat grondrechten in het spel zijn, maar ook omdat juristen geleerd hebben om te argumenteren. Tegenwoordig wordt dit werkveld daarom ook wel 'public advocacy' genoemd. Veel lobbyisten zijn trouwens jurist. Het voordeel van een jurist met journalistieke ervaring en is dat het geen dortdroge juridische tekst wordt zonder samenhang. Dat laatste is wezenlijk, omdat je met een position paper mensen wil 'vervoeren'.

Kijk hier voor een position paper van Shell over (de afschaffing van) de dividendbelasting en zie het verschil tussen schrijven en opstellen en hoe de feitelijke informatie is verzameld en samengebracht in een lopend verhaal op hoofdlijnen met een oplossingsgerichte toon. Elke organisatie bereidt zich voor op wat er komen gaat. Dat geldt helemaal voor issues. Dus ook als je niet meteen met een standpunt naar buiten wilt, kan het verstandig zijn om je alvast op je standpunt te oriënteren. Dan kun je er later ook makkelijker mee naar buiten treden. Die benadering zie je terug in het vakgebied van issuemanagement. Goed voorbeeld is onze position paper over duurzaamheid voor verzekeraars.

De ghostwriter of penvoerder verplaatst zich in de mindset van de geadresseerde: zijn dat beleidsmakers of besluitvormers? Medewerkers of externe stakeholders? Is dat een specifieke doelgroep of is dat de publieke opinie? Dat maakt verschil voor de opzet, toonzetting en detailvoering. Voor een position paper is het hoe dan ook belangrijk dat je ergens de eindregie en de eindverantwoordelijkheid belegt. De een wil er namelijk dit in, de ander dat; dan loop je het risico dat op het eind niemand er nog wat van snapt. Dat betekent: voorkomen dat je te maken krijgt met het syndroom dat vaker opdoemt bij het schrijven in commissie: A camel is a horse, designed by a committee. 

Minstens zo belangrijk: het scherp krijgen van de scope en de focus. Het gaat er bij een position paper vaak om dat je van een bord spaghetti een bord asperges moet zien te maken: wat is dan precies de scope en wat wordt daarbinnen de focus? Dat ontaardt soms in een rituele dans rondom een wijkende kern of nog erger: in een praathuis zonder uitgang. Focus voor de scope daarom om te beginnen vooral op de oplossingsrichting: hoe ziet die eruit? Wat draagt daar aan bij? Wat is daar dan echt voor nodig? Wat zijn de randvoorwaarden? De rest doet er niet toe. Daarmee heb je de scope te pakken. Vervolgens kijk je binnen de scope naar de focus: hoe kom je van de relevantie tot de conclusie? Ruim genoeg tijd in voor de oriëntatiefase en vervolgens ook reflectietijd in voor close- en distant reading. Spreek met elkaar een duidelijke procesroute af. Je wilt niet aan de achterkant nog allerlei feedback krijgen die je liever aan de voorkant had gehad.

Ben je zelf bezig met een position paper en zoek je een ervaren redacteur of ghostwriter?

Wil je eerst 'Sparren met een collega van buiten'. 

Wil je zelf schrijven, maar zoek je een 'Coach bij Position Paper maken'.

Of wil je liever eerst de focus scherp krijgen? Kijk dan op: Hoe faciliteer je een brainstorm?  

Wat ons betreft zijn er drie smaken voor het schrijven van een position paper: de wetenschappelijke benadering, de essayistische benadering en de journalistieke benadering. We lopen deze drie kort langs. 

Het sterke punt van de wetenschappelijke benadering is dat het -als het goed is- gedegen werk is. De conclusie wordt gedragen door een zuivere, logische en valide argumentatie. Het nadeel is dat je met een kritisch-wetenschappelijke benadering ook een kritisch-wetenschappelijke houding bij de lezer oproept: die gaat proberen om gaten te schieten in je betoog. Dat komt omdat je de lezer niet 'meeneemt'. Dat meenemen van de lezer betekent uiteraard niet dat dan de argumentatie een onsje minder kan. Die blijft loepzuiver. Het verschil is alleen dat je door een meer essayistische opzet de lezer meevoert. Die reist als het ware met de schrijver mee. In de eerste variant zegt de afzender eigenlijk: Ik weet het beter dan anderen. In de tweede: Kom, ik nodig je uit en laat je zien hoe ik erover denk. Aandachtspunt is dan wel dat deze benadering stilistisch wat meer vraagt van de schrijver en dat de conclusie niet als een fait accompli wordt gepresenteerd.

De derde, journalistieke variant zit daar tussenin. Die is objectief-zakelijk van toon, maakt wel gebruik van redactionele elementen die de lezer in het verhaal trekken en bij de les houden.

In opdracht van de burgemeester van Amsterdam hebben we een position paper gemaakt voor het Wallen-beleid,

een position paper voor het Taxibeleid na de Taxi-oorlog, een position paper voor de komst van Food Center Amsterdam, een position paper om 'Eenzaamheid in de stad' tegen te gaan en een position paper over de uitvoering van ruimtelijke en infrastructurele onderwerpen. Kijk hier voor Hoe maak je een beleidsnota? 

Voor het schrijven van een position paper doorloop je vijf fases: oriëntatiefase, bedoeld om op vlieghoogte te komen van het onderwerp. Deze fase bestaat uit research en oriënterende interviews met betrokkenen of met experts. Zijn er statistische gegevens uit betrouwbare bron waar je naar kunt verwijzen? Heeft de brancheorganisatie al een positie ingenomen? Hoe zitten de media in de wedstrijd? Organisaties snappen als geen ander dat daar de slag uiteindelijk wordt gewonnen. Bij een position paper gaat het behalve om de kracht van argumenten immers ook altijd om beeldvorming. 

Het product van deze fase is een breed 'tussendocument' met een verkennend karakter en richtingen met onderbouwing. Daarmee kan (tweede fase) de organisatie meer gericht de scope en de focus voor de position paper bepalen en de argumentatie op hoofdlijnen onderbouwen. De derde fase is de conceptfase waarin de contouren voor de position paper worden opgetrokken. Dan komt ook de omvang van de position paper in beeld. In de vierde fase legt de auteur dit ruwe concept voor aan de begeleidingscommissie of de persoon c.q. personen die het traject volgen. Een sessie om met elkaar de feedback te bespreken kan goed werken. In de vijfde en laatste fase rondt de auteur de position paper af.

Tot slot: reageren op de opinie van een ander vergroot de kans op publiciteit of zendtijd. Tuurlijk heeft jouw organisatie een standpunt, maar als je de beeldvorming wilt beïnvloeden maak je, voordat je met je standpunt naar buiten komt, eerst een informatie-lus via de oppositie weer terug naar jezelf. In een position paper heb je te reageren op alternatieve en oppositionele standpunten. Net als in de journalistiek, de wetenschap en in de rechtspraak doe je dus aan 'hoor en wederhoor'. Kijk kritisch welk narratief achter de positie van de tegenpartij zit en welk narratief jij daar tegenover zet. Het narratief is als het ware de kernredenering van je position paper. Dat gezegd hebbend, ook een opinie in een krant of in een radio- of tv-optreden komt sterker over als je er blijk van geeft dat je je hebt verdiept in het narratief van de ander. Het geeft je meer zendtijd en je presenteert jezelf meer als een autoriteit.

Bob Duynstee is een ervaren communicatieadviseur en ghostwriter. Hij studeerde rechten aan de UvA en schreef van 1990 - 2000 voor diverse landelijke kranten. 

Ghostwriting; niks geheimzinnigs aan

Hoe organisaties politici en ander decision makers beïnvloeden

Opiniestuk schrijven; 28 tips