De voordelen van verhalend evalueren

Succesvol veranderen is succesvol communiceren. Als vervolgens 7 op de 10 veranderngsprocessen niet opleveren wat ervan verwacht werd, wordt het tijd om naar de communicatie te kijken: positioneer de verandering met een position paper in plaats van een communicatieplan. Dat dwingt organisaties om zich goed voor te bereiden op het veranderingsproces. De position paper beweegt mee met de communicatieve 'trekker' van het proces, het narrative-of-change. Position paper en narratief evolueren aan de hand van de verhalen-cyclus. Hoe doe je dat?

Door rondom het verander-thema verhalen uit de organisatie op te halen, die verhalen (micro-stories) te clusteren in sub-thema's en gezamenlijk te analyseren, ontwikkel je een meer-dimensionaal beeld van de uitgangssituatie A en ga je patronen zien voor de nieuwe, gewenste situatie B waar je met een zogeheten narrative-of-change naartoe gaat werken. Bij het thema 'samenwerking' bijvoorbeeld, kun je denken aan subthema's als communicatie, omgaan met kritiek, feedback geven, leiderschap, vertrouwen en flexibiliteit.

laten vertellen

Door deze verhalen-cyclus parallel aan het veranderingsproces te herhalen, evolueert ook het narrative-of-change en pas je ook de position paper aan. Om tot een narrative of change te komen, heb je eenzelfde proces nodig als voor het narratief voor een position paper waarin een standpunt bepleit wordt. Het narrative-of-change loopt als een baken steeds voor de ontwikkeling uit. Aan de hand van de verhalen-cyclus evalueer je de status-quo van de verandering en bepaal je de interventies en het programma.

meereizen met de verteller

De kunst bij het ophalen van deze micro-stories is om voor de geïnterviewden een veilige setting te creëren. Dat begint al in de voorbereiding door aan te geven dat de interviews anoniem en niet-herleidbaar worden afgenomen en verwerkt. Als interviewer laat je de ander dus vooral vertellen en reis je als het ware mee met de verteller. Namen noem je niet omdat mensen dan minder vrijuit praten. In plaats daarvan noem je de functie/rol van de verteller en de rol van degene over wie de verteller het heeft. Vaktaal laat je juist staan. Dat hoort bij de wereld van de verteller. Door over de thematiek te laten vertellen, is het veranderproces eigenlijk al begonnen. Vertellen is namelijk ook een kwestie van reflecteren. Verhalen worden daarom ook wel 'realtime zingevertjes' genoemd.

wat is de bedoeling van die micro-stories?

De interviews worden per sub-thema opgeknipt en bij elkaar gelegd. In een workshop kijken we dan (analyse) hoe er over het betreffende subthema wordt gedacht. Dat doen we bij alle subthema's en vervolgens kijken we bij het overkoepelende veranderthema naar patronen (connecting the dots) in het licht van de voorgestane verandering. De optelsom van de subthema's geven dus de stand van zaken op het grotere thema weer. Wat betekent de status-quo voor het narrative-of-change, wat betekent dat voor het verander-programma en voor de communicatie?

inhoud van Een position paper voor de verandering

Wat staat er in de position paper, behalve het narrative-of-change?

De aanleiding voor de verandering.
Het waarom en waartoe van de verandering.
Een grondige beschrijving van de uitgangssituatie (0-meting), inclusief interne en externe factoren die de noodzaak voor verandering aantonen. Dit kan onder meer omvatten: marktanalyse, concurrentieanalyse, SWOT-analyse (sterktes, zwaktes, kansen, bedreigingen), huidige processen en systemen.
Het doel van de verandering; dus duidelijke en meetbare doelstellingen die de organisatie wil bereiken door de voorgestelde verandering door te voeren.
De input van belanghebbenden (werknemers, klanten, stakeholders) over de verandering: hoe zien zij de voorgestane verandering, inclusief noodzaak, urgentie, de aanleiding (waarom), de inhoud (wat) en de implementatie (hoe)?
Een communicatiestrategie inclusief kernboodschappen per doelgroep.
Een gedetailleerd communicatieplan voor de eerste fase van de verandering, inclusief stappen, benodigde middelen, tijdslijnen en verantwoordelijkheden.
Identificatie van mogelijke risico's en uitdagingen die zich kunnen voordoen tijdens de verandering en het opstellen van plannen om deze risico's te beheren of te minimaliseren.
Concrete stappen en acties die nodig zijn om de voorgestelde verandering daadwerkelijk door te voeren, met aandacht voor de fasering, training en ondersteuning van medewerkers.
Methoden om de voortgang van de verandering te monitoren en te evalueren om te zorgen dat de doelstellingen worden behaald en om indien nodig bij te sturen.
En dat per fase: begin-, midden- en eindfase van het veranderingsproces.

Bob Duynstee heeft in opdracht van de gemeente Amsterdam een tiental ruimtelijke projecten (bouwprojecten en infrastructurele projecten) geëvalueerd op het thema samenwerking, strategische processen voor o.a. een internationale ontwikkelingshulp-organisatie en diverse veranderingsprocessen voor van Boer & Croon.