Evalueren van een project of programma; professionele groei

Een evaluatie is een gevalsstudie rond een typische gebeurtenis. Dat is voor mij altijd de kern van een evaluatie; die staat namelijk nooit op zichzelf, maar zegt alles over de professionele mentaliteit en de organisatiecultuur. In deze blog bespreek ik de reflectieve aanpak die gericht is op professionele en persoonlijke groei: een subjectieve manier van terugkijken die draait om beleving, betekenis en vakmanschap. In een andere blog bespreek ik de reconstructieve methode, waarin de lerende organisatie centraal staat en het accent ligt op patronen en procesverbetering.

In de reflectieve evaluatie reis je mee met de professional. Je beleeft wat de professional herbeleeft. Op die manier kom je heel dicht op de belevings- en ervaringswereld van de professional. En precies dát is wat je nodig hebt om je een schep beeld te vormen van de professionele mentaliteit in een organisatie.

Reflectieve evaluatie: terugkijken om vooruit te begrijpen

In deze variant vraag je betrokkenen naar hun beleving, ervaring en zingeving bij een concreet project of programma. Deze benadering komt voort uit de narratieve psychologie en werkt volgens het principes van Appreciative Inquiry: respectvol en bemoedigend bevragen zonder het gezonde verstand uit te schakelen.

Niet de feitelijke reconstructie staat centraal (zoals in de reconstructieve variant), maar het verhaal van de verteller. Juist die subjectieve benadering blijkt effectief bij gevoelige thema’s, interne verhoudingen of situaties waarin vertrouwen en psychologische veiligheid cruciaal zijn.

Hoe werkt het in de praktijk?

De gesprekken zijn één-op-één. Professionals vertellen vrijuit over hun ervaring, zonder dat hun naam wordt genoemd. Ik verwijs naar hun rol of functie. Vaktaal laat ik zoveel mogelijk intact — die hoort bij de wereld van de verteller. Als interviewer reis ik mee door hun verhaal, zonder de behoefte om te corrigeren of objectiveren.

De kracht ligt juist in de persoonlijke waarneming, niet in ‘wat er écht is gebeurd’. Door te vertellen, reflecteren mensen al. Niet voor niets worden verhalen ook wel "realtime zingevertjes" genoemd.

Rol van evaluator

Mijn rol als interviewer is terughoudend en uitnodigend. Ik vraag wel door waar nodig — “Hoe bedoel je dat precies?”, "Kun je daar een voorbeeld van geven?" of “Hoe ervaar je zo’n moment?” - maar laat het verhaal in de eerste plaats stromen.

Zo verzamel ik niet alleen informatie, maar ontsluit de echte werkelijkheid zoals mensen die ervaren: inclusief emoties, overtuigingen en onderstromen die in klassieke evaluaties vaak onder de radar blijven.

Evalueren van een proces

Evalueren van een project

Evalueren van een project

Evalueren van een project

Evalueren van een project

Evalueren van een project

Voorbeelden van evaluaties. Van linksboven naar rechtsonder: evaluatie van een strategieproces i.o.v. VSO Nederland, evaluatie herprofilering Stadhouderskade i.o.v. gemeente Amsterdam, evaluatie bouwproject De Balk i.o.v. gemeente Amsterdam, aanleg station Bijlmer-ArenA i.o.v. gemeente Amsterdam, evaluatie doortrekken VU-tram i.o.v. gemeente Amsterdam, evaluatie aanleg IJtram i.o.v. gemeente Amsterdam.

Voorbeelden van miniatuur-verhalen

Uit langere interviews destilleer ik miniatuur-verhalen rond specifieke thema’s. Hieronder geef ik drie voorbeelden uit een evaluatie van een strategieproces bij een internationale hulporganisatie, rond het thema “voorbereiding van strategievorming”:

Iemand van Programma’s vertelt: "Er werd van tevoren geen draaiboek gemaakt. Achteraf miste ik dat wel. Wat we zouden gaan doen is op een personeelsbijeenkomst wel verteld, maar we hadden het expliciet ook nog eens op papier moeten zetten wat een strategie wel en niet is, wat de bedoeling is, wie waarvoor verantwoordelijk is, wat er van afhangt. En dat hadden we dan van tevoren met elkaar moeten doorspreken. Maar ik vond dat de taak van de directeur." 

Een financieel medewerker vertelt: "Het belang van een participatief strategieproces werd niet gezien. Recruitment had het niet nodig, Communicatie en Marketing vonden het prima en deden ook goed mee en [Naam] wilde liever gewoon zelf bepalen welke richting het op moest."

Iemand van Recruitment vertelt: "Wat ik in het hele strategieproces heb gemist is aandacht voor het vertrekpunt: waar staan we als Nederlandse organisatie ten opzichte van de corporate strategie van de internationale organisatie. Dat was wat mij betreft de bandbreedte van een nieuwe strategie geweest: een eigen geluid en een eigen identiteit binnen een internationale organisatie en strategie. Het vertrekpunt had moeten zijn: hoe vertaal je de FfC in een Nederlandse strategie."   

Wat doe je met micro-stories?

Je clustert de miniatuurverhalen per thema. In workshops laat je deelnemers zelf naar patronen zoeken, de rode draden trekken en reflecteren op terugkerende woorden of formuleringen en luistert naar de woorden: wat zeggen die over de cultuur of subculturen binnen de organisatie? Helpen ze de beweging in de gewenste richting of remmen ze die juist?

Behalve beleid worden in Amsterdam ook projecten in de ruimtelijke en infrastructurele sector vooraf geëvalueerd. Dat gebeurt aan de hand van 'dwarskijksessies', waarbij collega's met een frisse kijk op de voorgenomen aanpak van een project reageren. Niet iedere projectmanager vindt het even leuk om zijn of haar aanpak te laten beoordelen door een of meerdere collega's. Maar het zal duidelijk zijn dat de kwaliteit van de uitvoering gebaat is bij feedback van collega's. Al zitten er aan deze methodiek ook wel wat haken en ogen, want vooraf is nog alles mogelijk, maar achteraf ligt de situatie vast. Als er dan achteraf niet meer geëvalueerd wordt, zit er geen slot op de deur van de dwarskijksessies.

Wat levert het op?

Binnen de context van het concrete project trekken professionals hun eigen conclusies uit de reflecties. Geanonimiseerd zeggen deze gevalsstudies alles over de professionele mentaliteit en de cultuur in een organisatie. Door een aantal van deze studies te doen, ontstaat daar een waarheidsgetrouw beeld van, als ook van de ontwikkelingsvraagstukken voor een organisatie.

 Waarom laat je een project of programma evalueren?

• Om natuurgetrouw de professionele cultuur in kaart te brengen

• Om professionals te laten reflecteren op hun handelen

• Om te kijken waar de blinde vlekken zitten

• Voor proces- en kwaliteitsverbetering op meta-niveau

• Als verantwoording richting raad of kamer (vooral de reconstructieve variant)

• Voor het creëren van case studies of show cases

• Als voorbereiding op mogelijke juridische trajecten (vooral de reconstructieve variant)

  
  

Wil je een project laten evalueren, of verkennen of deze aanpak past bij jouw organisatie? Neem gerust contact op.