top of page

Evalueren van een project of programma; de lerende organisatie

Professionals leren het meest van hun eigen handelen. Met een evaluatie maak je dat eigen handelen expliciet. Er zijn twee smaken: professionals laten vertellen over het eigen handelen. In deze meer subjectieve benadering staat het vakmanschap van de professional centraal. Staat het concept van de lerende organisatie centraal, dan reflecteer je in een meer objectieve benadering op het handelen. Die laatste, reconstructieve vorm staat in deze blog centraal.





Anders dan de eerste variant begint deze juist wél met een reconstructie en ondervangt een aandachtspunt bij de eerste variant. Professionals en professionele organisaties reflecteren niet altijd even objectief op de eigen rol in projecten of programma's. Dat is heel menselijk, maar het staat wel het lerend vermogen in de weg. In deze variant wordt vanuit de uitkomst van een project of programma 'teruggerekend'. Samen met betrokkenen concentreer je je op relevante oorzaak-gevolg verbanden. Maar -en dat kan niet genoeg benadrukt worden-, dat doe je om vóóruit te kijken.


Terugrekenen om vooruit te kijken

Ook in deze variant interview je alle betrokkenen, maar anders dan in de eerste variant vraag je nu wel door op sleutelmomenten om een waarheidsgetrouwe reconstructie in reportage-vorm te krijgen. Dat is uiteraard minder ingewikkeld dan het lijkt, omdat de uitkomsten ook op tafel liggen. Daarvoor is het wel van belang om alle partijen te spreken, dus in geval van een gemeentelijk bouwproject niet alleen de gemeentelijke stakeholders, maar ook de aannemer en de kabelbedrijven. In deze variant ga je er vanuit dat het leren pas kan beginnen als iedereen in het basisverhaal, zeg maar het 'feitenrelaas', is geschreven. Dat is dan ook meteen het tweede grote verschil met de eerste variant: hier komt het verhaal wél vast te liggen als een kader voor de evaluatie.  Maar dus wel altijd met de bedoeling om vóóruit te kijken: wat kan de organisatie leren voor de toekomst?



Voorbeelden

Drie voorbeelden van miniatuur-verhalen uit de wereld van een infrastructureel project dat we hebben geëvalueerd: 

Een gemeentelijk opdrachtgever vertelt: 'Alles wat binnen het bestek moest gebeuren, is ook gebeurd. Behalve nieuwe openbare verlichting. We kregen [partij] niet aan de gang. Die had dat tegelijkertijd met onze werkzaamheden moeten doen. Nu mag het projectgebied niet meer afgesloten worden en moeten ze werken in vervuilde grond, want onze saneringsconstructie is ook afgerond.'

Een projectleider vertelt: 'Het werk had veel gestructureerder voorbereid en uitgevoerd moeten worden. Omdat het als kleine routineklus binnenkomt, is dat niet gebeurd. En als het dan wordt opgewaardeerd tot een alles-behalve-routineklus, is het kennelijk lastig om de projectstructuur op te schalen. Dan is het project eenmaal als klein routinewerk gelabeld.'

Een projectleider vertelt: 'Mijn les is: ik wil een goedgekeurd DO hebben, voordat ik met de volgende stap verder ga. Dat probeer ik toch wel zoveel mogelijk mee te nemen. Je probeert zo goed mogelijk te anticiperen; maar stopzetten doe je niet. Ik probeer tot het uiterste door te gaan en de opdrachtgever tevreden te stellen. En het uiterste gaat soms heel ver. Misschien moet je ook de optie openlaten van STOP HIER NU! Maar die houding is voor [organisatie] wel tegennatuurlijk.'


Anoniem en toekomstgericht

Per deelverzameling clusteren we deze mini-stories en bespreken de patronen en rode draden in een workshop. Belangrijk is dat deelnemers erop kunnen vertrouwen dat hun inbreng anoniem behandeld wordt en dat de insteek toekomstgericht is: je kijkt terug op het project (diagnose) om te analyseren wat je in de toekomst kunt verbeteren, niet om te Zwarte Pieten. Dus: hoe had het achteraf idealiter moeten lopen? Wie had dan wat moeten doen? Hoe zit de afhankelijkheidsrelatie dan precies in elkaar? Hoe zorgen we ervoor dat het dan zo ook gebeurt? Hoe borgen we dat? Wie moeten we er dan bij betrekken?



Lerende organisatie

De verhalende vorm geeft context bij de leerpunten. Dan gaat het niet om een integraal verhaal van het project of programma, maar een verhalende context rondom de sleutelmomenten in een project of programma. Een lijst met aanbevelingen is thematische verdeeld over de onderwerpen die rechtstreeks tot het resultaat van het project of programma hebben geleid. Het idee is dan dat je uit drie tot vijf evaluaties de patronen en rode draden haalt en je op basis daarvan afvraagt: waar zitten hier de blinde vlekken? Op welke punten moeten we onze professionals empoweren? Met welk programma gaan we dat doen?






Spin-off

Het grote voordeel van de verhalende reportage-vorm is dat ook professionals die niet direct bij het project betrokken waren (junior projectleiders bijvoorbeeld) van hun collega's kunnen leren, maar dan in een veilige setting. Zo'n verhaal in reportage-vorm laat zich namelijk heel goed lezen. Zeker voor jongere collega's die gretig zijn om te leren uit de praktijk. Eventueel met een hieraan gekoppelde workshop. Bovendien kun je zo'n verhaal ook goed ombouwen tot een relatiegeschenk bij een opening of ingebruikstelling of tot een mooie case study in offertetrajecten.



Reden om een project of programma te evalueren:

  • Reflecteren op het eigen handelen door professionals

  • Proces- en kwaliteitsverbetering;

  • Verantwoording richting Gemeenteraad, Provinciale Staten of Tweede Kamer;

  • Case studies en show cases voor acquisitie;

  • Voorbereiding op een (mogelijke) rechtszaak.

Gerelateerde posts

Alles weergeven

ความคิดเห็น


bottom of page