Jubileummagazine maken; van thema naar tekst

Je hebt een thema. En dan? Dan begint het échte werk. Hoe stel je een redactie samen? Wie zet de lijnen uit? In deze blog: hoe je het redactieproces van een jubileummagazine aanpakt; van hoofdredactie tot ghostwriting en van briefing tot eindredactie.

Het thematische magazine NIA verschijnt jaarlijks in een oplage van 18.000 exx. Onze rol: leiding geven aan een redactie van 5 professionals en zo'n 20 freelance journalisten en fotografen.

Thematisch magazine over ondernemend bankieren voor Boer & Croon. Aanleiding was een Amerikaans onderzoek dat we hebben getoetst aan het Nederlandse bankwezen. Daar vloeien altijd interessante inzichten uit voort.

Samenstellen van een redactie voor het magazine

Het eerste wat je doet is een redactie voor het jubileummagazine samenstellen. Breed samengesteld: verschillende leeftijden, functies en achtergronden. Wat helpt is als het communicatieve mensen zijn die goed liggen in de organisatie en die een intern netwerk hebben. Vertegenwoordigers uit de hoek van Communicatie en HR zijn wel een voorwaarde.

Ook als iemand van de afdeling communicatie ervaring heeft met magazines, kan het verstandig zijn om een ervaren, onafhankelijke externe adviseur bij de redactie te betrekken. Een frisse blik van buiten naar binnen is bij dit type projecten essentieel. Zorg er in elk geval voor dat er iemand is die het overzicht houdt over de verschillende journalistieke genres, de lengte van de stukken, de manier van briefen, de beeldredactie, het ritme, de melodie en de toon van de uitgave en de planning tot en met verspreiding.

Het thematische NIA-magazine maken we jaarlijks met een professionele redactie.

Rollen in de redactie

In een redactie zijn formeel vijf functies vertegenwoordigd: hoofdredactie, redactie, eindredactie, beeldredactie en vormgeving. Informeel vorm je samen het productieteam; een jubileummagazine is een teamprestatie. Enthousiasme is belangrijker dan ervaring, maar het zou ook niet logisch zijn als er niemand van de afdeling communicatie in de redactie zou zitten. Denk er ook eens aan om een centrale figuur uit de organisatie de rol van hoofdredacteur te geven. Niet dat je die persoon meteen ook alle teugels in handen hoeft te geven. Maar het pakt vaak wel verrassend uit. Vormgeving hoef je dan misschien niet vanaf het begin te betrekken, maar je bent wel te laat als je dat pas doet als het laatste stuk binnen is. In een andere blog gaan we in op beeldredactie en vormgeving.

Van idee naar invalshoek

Ook de eerste redactiefase begint met brainstormen: welke onderwerpen horen in dit magazine thuis?

Denk aan: mijlpalen, dilemma’s, producten, klanten, missers, successen, cultuurkenmerken, typische situaties. EN vervolgens: welke invalshoeken maken het boeiend? Dus niet: “de afdeling logistiek moet erin”, maar: “wat verandert er als je 30 jaar in hetzelfde magazijn werkt?” Of: “wat zie je alleen als je elke dag om 6.00 uur begint?”

Ook goed om over na te denken: wie zijn interessante mensen om te spreken of te volgen? Zoek geen perfecte praters, maar mensen met ervaring, scherpe observaties of een goed verhaal. Jong,/oud, man,/vrouw. Denk ook na of je mensen van buiten in het magazine wil. En voor de variatie in het magazine vraag je je af welke vorm past bij welke invalshoek: interview, portret, reportage, essay, column, lijstje, beeldverhaal, tijdlijn, quote-pagina, onderzoek - hoe rijker de mix, hoe levendiger het magazine.

Thematische magazines voor de Gemeente Amsterdam. Thema's: stedelijke ontwikkeling, gebiedsontwikkeling, infrastructuur, project- en programmamanagement.

Planning volgens de Maggi-formule

Een jubileummagazine dat helemaal intern wordt gemaakt, geeft de meeste voldoening, maar kost meestal ook de meeste tijd. Daarom werkt het 't beste als je werkt volgens de Maggi-formule: een beetje van jezelf en een beetje van Maggi. Betrek dus externe, freelance journalisten bij de productie. Niet per se om die de stukken als ghostwriters te laten schrijven, maar om je mensen te coachen bij het schrijven van de dragende stukken. Bied dat de mensen die je vraagt om een bijdrage althans aan. Natuurlijk: iedereen kan schrijven, maar niet iedereen heeft daar ook tijd voor. En laten we eerlijk zijn: het is ook een vak. Punt is namelijk dat de ontvanger straks ook meteen ziet of iemand dat vak in de vingers heeft. Bovendien heeft het ploeteren op stukken consequenties voor de planning en die is voor een jubileummagazine niet eindeloos rekbaar.

Het thematische magazine voor Boer & Croon werd 15 jaar gemaakt met een interne redactie met 1001 als hoofdredacteur. We waren verantwoordelijk voor de totale productie. Oplage 8.000 exx. Het blad verscheen twee keer per jaar. Vormgeving i.s.m. Urban Perception.

Briefen is net echt werk

Stuur mensen geen opdracht, maar vraag of ze met een idee uit de voeten kunnen en of jullie qua onderwerp, invalshoek en toon op één lijn zitten. Uitzetten en afwachten is zelden een goed idee als je met niet-ervaren schrijvers werkt. Veel mensen willen best schrijven, maar hebben sturing nodig: wat vertel ik wel, wat laat ik weg, en voor wie schrijf ik eigenlijk? En hou er rekening mee dat mensen op een verzoek "ja" zeggen, maar "nee" bedoelen.

Bepaal dus in de redactie wie verantwoordelijk is voor welk stuk, en wie dat proces inhoudelijk begeleidt. Geef in de briefing niet alleen onderwerp en invalshoek mee, maar ook de journalistieke vorm (bijv. interview, column, reportage), de gewenste lengte en de deadline voor eerste versie. Hou er rekening mee dat stukken nog terug moeten voor een tweede en soms derde versie. Dat risico loop je niet of althans veel minder als je ervaren mensen van buiten bij schakelt.

Vragen?

Vragen over je eigen redactieproces of benieuwd hoe wij dat zouden aanpakken? Neem gerust contact op. We denken graag met jullie mee.